Meine Werkzeuge – Evernote das Protokollmonster

Wenn es darum geht, Mitschriften und Notizen zu erfassen um diese schnell im Zugriff zu haben und auch einfach an Teamkollegen weitergeben zu können, dann setze ich Evernote ein.

Da ich inzwischen schon mehr als ein Jahr konsequent mein iPad als mobilen Arbeitsplatz nutze und auch keine Scheu mehr habe, es beim Kunden einzusetzen (der Trend-Faktor ist so langsam vorbei ;-), ist Evernote aus meinem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken.

Dabei nutze ich fast ausschließlich die Texterfassung und die kleinen Formatierungsoptionen wie Checkboxen oder Aufzählungen. Ab und an wird mal eine Flipchart Skizze mit fotografiert und eingebunden.

Von Audio Aufzeichnungen nehme ich Abstand, weil es aus meiner Sicht datenschutzrechtlich bedenklich ist und außerdem ziemlich umständlich ist, auf die Information wieder zuzugreifen.

Ich bin gespannt, was passiert, wenn Evernote die Funktionen von Penultimate mit einführt, was ja vor kurzem übernommen wurde.

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Meine Werkzeuge – Wofür ich GoogleDocs nutze

In einem meiner letzten Projekte habe ich erstmals intensiver mit GoogleDocs gearbeitet. Und ganz ehrlich: ich war begeistert von den Möglichkeiten, die Google hier bietet. Das macht Office um einiges ersetzbarer.

Die Anforderung bestand darin, die in der Testphase des Entwicklungsprojektes anfallenden Testergebnisse strukturiert zu erfassen und in den regelmäßigen Statustelkos abstimmen zu können.

GoogleDocs bietet im Spreadsheet eine Formularfunktion, die es ermöglicht, dass bestimmte Nutzer ausschließlich Daten über ein vorher definiertes Formular eintragen können. Also habe ich ein Formular für Testberichte erstellt, welches es den Testern ermöglichte, schnell und einfach aus vordefinierten Listen auszuwählen, Checkboxen anzuklicken und eigene Kommentare zu hinterlassen wo es erlaubt war.

Das Projektteam konnte die eingetragen Testberichte quasi in Echtzeit sichten, kommentieren und den Status verändern.

In den Statustelkos hatten dann alle relevanten Teilnehmer das Spreadsheet online verfügbar. Je nach Berechtigung waren einzelne Spalten nur lesbar oder auch bearbeitbar. Dort wurden dann während der Telko die Anmerkungen und Hinweise eingetragen, so dass am Ende der Telko bereits das von allen gemeinsam verabschiedete Testprotokoll mit den zugeteilten Aufgaben zur Verfügung stand.

Der Aufruf von GoogleDocs via iPad, Laptop oder sogar Smartphone bot die Möglichkeit, jederzeit schnell einen aktuellen Status abzurufen.

Die Benachrichtigungsfunktion sendete täglich eine Zusammenfassung der Änderungen am Spreadsheet so dass ich morgens bereits informiert war, was am Abend oder in der Nacht durch die Entwickler noch bearbeitet worden war oder welche neuen Meldungen eingetragen wurden.

Meine Werkzeuge – Alfresco in der Cloud – Dropbox Killer?

Jetzt gibt es Alfresco in der Cloud. Ich hab es gleich mal getestet.

Mein erster Eindruck: ein guter Einstieg für alle die ihre Dokumente in der Cloud ablegen wollen, Wert auf Versionierung legen und die wirklich guten Preview Funktionen für eine Vielzahl verschiedener Dokumenttypen zu nutzen. Viel mehr bietet Alfresco in der Cloud (noch) nicht, aber das, womit Alfresco groß geworden ist, das macht es perfekt. Vom Laptop oder mobilen Client geht Up- und Download einfach und zuverlässig.

Geboten werden 10GB Speicherplatz, unlimitierte Nutzereinladungen und unlimitierte Anzahl von Sites.

Ich hätte mir noch eine Anbindung an Google Docs gewünscht, so wie in der Serverversion. Aber ich rechne damit, dass es nach Ende der Beta Phase die eine oder andere kostenpflichtige Option zum Aufrüsten gibt.

Aber auch so ist es eine gute Möglichkeit, um in kleinen verteilten Projektgruppen die Projektdokumente auszutauschen und vorzuhalten.

Fazit: ich werde es in kommenden Projekten sicher wieder einsetzen und an der einen oder anderen Stelle Dropbox damit ersetzen.

Mehr Infos: http://www.alfresco.com/products/cloud/